《私隱通告 - 殼牌集團員工、承包商與家屬的個人資料》

本聲明闡述我們會收集哪些資料,作何用途,以及您的相關權利。

本《私隱通告》涵蓋甚麼內容?

殼牌公司集團(簡稱為「殼牌」或「我們」)的每位員工都有責任保護公司員工同公司客戶、業務合作夥伴及供應商的個人資料。

本《私隱通告》涉及殼牌處理的個人資料,而這類個人資料的有關人士包括殼牌公司現任或前任員工、實習生或獨立承包商,以及殼牌公司員工的家屬(統稱為「殼牌工作人員」)。

個別零售客戶、殼牌忠誠計劃的會員,以及殼牌網站瀏覽者或殼牌各應用程式的使用者,請參閱載於 https://www.shell.com.tw/privacy/b2c-notice.html 的《私隱通告 - 駕駛人士》。

殼牌的應徵者,或參加我們的招募活動或參與評估的個別人士,請參閱載於 https://www.shell.com.tw/privacy/job-applicant-notice.html 的《私隱通告通告 - 殼牌集團招募》。

除本《私隱通告》外, 特別制定的私隱通告及補充私隱通告亦有可能載有殼牌如何在人力資源流程(例如 Open Resourcing、OneHealth IT 及International Mobility計劃)相關情況中處理您的個人資料的進一步資訊。在該些情況下,該些私隱通告將會個別向您發放。

本《私隱通告》會闡述我們會處理您哪些個人資料、我們處理您個人資料的原因和用途、我們保留您個人資料的期限、個人資料存取方法更新方法、您在個人資料方面有哪些選項,及可以在何處獲得更多資訊

我們所收集而與您有關的個人資料種類。

我們會處理哪些與您有關的個人資料?資料收集

我們會為以下目的,在必要的情況下處理個人資料:管理僱傭關係,約聘承包商及實習生,及為殼牌員工的部分家屬提供福利。

這類資料包括個別人士家庭聯絡資料、出生日期、婚姻狀況、工資及銀行帳號資料、包括受益人資料在內的薪酬及福利資料、緊急聯絡人、工作表現資料、確保您有權在受僱的一個或多個國家工作的所需資料、以及因管理僱傭關係、約聘承包商以及向殼牌員工的某些家屬(例如外派的殼牌員工的隨行家屬)提供福利而需處理的其他資料。

敏感個人資料

我們亦會處理一些特殊類別的個人資料(「敏感個人資料」),例如與個人健康、種族或族裔、宗教或哲學信仰、性取向、政治觀點及工會會籍有關的資料。我們只會在為遵守就業及社會保障法律、為確立、進行索償或就索償辯護、為提供職業醫療建議及支援、為保障個人的切身利益(例如出現緊急情況),或出於公共衛生原因或個人明確表示同意的情況下,方會處理該些個人資料。

我們僅會在有法律基礎去處理您的個人資料時這樣做。

我們因何處理您的個人資料?

我們因為下述原因而處理您的個人資料:

  • 為履行本地法律及法規方面的義務;
  • 為正當的商業利益(例如進行工作表現管理,以確保人員具備恰當資格同適任,或者出於健康、安全及保安目的,以確保只有已經獲得授權的人員進出某個地點或者接觸某項資產)、訴訟及就索償辯護);或
  • 我們已得您明確同意。

請注意,在一般情況下,殼牌在處理個人資料時不會徵求或者依靠殼牌工作人員的同意。但在有限的情況下 例如按照法律所要求,則須徵得同意。

向殼牌工作人員徵求的個人資料為最低限度的資料,目的是履行法律及/或合約要求、提供參加計劃的機會或提供福利。如無法按照要求提供資料,可能會對您能否留任為員工、實習生或承包商造成負面影響,或讓您無法參加某個計劃或獲得某種福利。

在需要徵得同意才可以處理資料的情況下,您有權隨時撤回您的同意。如果您撤回同意,這舉動不會影響先前資料處理的有效性。但如果您撤回同意,可能會對您能否留任為員工造成負面影響,或讓您無法參加某個計劃或獲得某種福利。

我們處理您的個人資料的目的。

我們出於甚麼目的處理您的個人資料?

我們出於以下目的處理本《私隱通告》所涵蓋的個人資料:

  • 人力資源、人事管理、執行業務流程、內部管理、管理報告、組織分析及發展:包括制定預算、財務及組織計劃、行政管理、報酬、表現管理;
  • 健康、安全及保安:包括保障殼牌工作人員的生命或健康、職業健康及安全、保護殼牌資產及驗證殼牌工作人員的身份及存取權限;或
  • 法律及/或法規合規:包括遵守法律或法規要求。

 

我們亦有可能出於密切相關的次等目的而處理您的個人資料,例如:

  • 儲存、刪除或將您的個人資料匿名化;
  • 預防欺詐、稽核、調查、解決紛爭或保險原因、訴訟及就索償辯護;或
  • 統計、歷史或科學研究。

監控

我們可出於正當的商業目的,而監控在殼牌公司 IT 設備上進行的所有活動及/或與殼牌公司 IT 網絡連接時的所有活動。

所有殼牌工作人員都會收到一張通行證,讓殼牌記錄個別人士在殼牌的經營場所及資產內進出的日期、時間及地點。取自通行或保安系統的資料或會用於以下用途:

  • 用於健康、安全及保安目的,預防詐騙,特別是用來保護殼牌財產、殼牌工作人員及來到殼牌經營場所的訪客;
  • 遵守法律及法規的要求,特別是按本地法律規定向政府或監管機構提供資料;
  • 為人力資源和物業規劃目的而(以匯總形式)監控出入及在殼牌經營場所工作的人員數量;以及
  • 在只涉及承包商(而非殼牌員工)的情況下,其出入殼牌經營場所的日期及時間,這項資料會用於財務管理及控制。

我們大多數經營場所及資產都設有監控攝影機(閉路電視)。我們所用的監控攝影機全都設有標示。監控攝影機會用於健康、安全及保安目的,特別是用來保護殼牌財產、殼牌工作人員及來到殼牌經營場所的訪客。我們會定期刪除所有圖像,除非出現健康、安全或保安事件,及疑似或者實際的犯罪活動。如果這類事件或犯罪活動確實有發生,相關圖像可能需要接受殼牌內部調查團隊或外部機構的審查(在法律規定或執法機關或其他政府當局允許的情況下)。

篩查

為符合法律法規所定、保護殼牌的資產及員工或承包商,特別是為確保殼牌遵守貿易管制、反洗錢及/或賄賂和貪腐方面的法律及其他法規要求,我們會定期篩查員工及承包商。此篩查會以已向公眾公開的或政府發佈的制裁名單進行,與殼牌公司保留有關您的資料作比較 (例如利益衝突登記冊上的資料 - 詳情請點擊此處。

我們不會將經由篩查所得的任何個人資料,用於與有關對象是否適合繼續留任為員工、實習生或承包商相關的剖析或自動化決策。

誰會對所收集的任何個人資料負責?

於台灣成立,註冊辦公地點 為台北市信義區基隆路一段333號20樓2001室的台灣殼牌股份有限公司會獨自或聯同殼牌集團的附屬公司負責處理您個人資料(包括家屬的個人資料)。

對於獨立承包商,與您獨立簽訂服務合約的台灣殼牌股份有限公司或聯同其在殼牌集團與您共同簽訂服務合約的附屬公司,與及您的外判承包商/聘用公司/代理商, 會負責處理您個人資料。

我們會和哪些人分享您的個人資料?

我們會和哪些人分享個人資料?

我們只會出於上述目的處理您的個人資料,並且只會在確實需要了解情況的時候方會與以下對象分享您的個人資料:

  • 殼牌公司集團旗下的其他公司,有可能包括您所在地區以外地區的公司;
  • 殼牌的授權第三方代理商、服務供應商、外部稽核員及/或外判商;
  • 因履行法律或法規規定的義務,或得到適用法律所允許而向具有主管許可權的公共機構、政府、監管機構或財政機構提供相關資料。
  • 殼牌協議將其任何權利及/或義務予以轉讓的任何人。

根據恰當的保護措施,您的個人資料或會轉移至您所在國家/地區以外。

將您的個人資料轉移至其他國家/地區

當個人資料傳送至您所在地區以外國家/地區的殼牌集團旗下其他公司,及/或已獲授權的第三方時,我們會採取組織、合約及法律措施去確保您的個人資料只會用於上述目的,並充分保護您的個人資料。這類措施包括殼牌集團內部及殼牌在歐盟內的公司之間關於傳送資料方面的企業自我約束規則,亦包括經歐洲委員會批准有關向第三方傳送資料的傳送機制,以及任何額外的當地法律規定。您可在 https://www.shell.com.tw/privacy.html 或透過聯絡 privacy-office-SI@shell.com,取得殼牌的企業自我約束規則的副本。

殼牌承諾會保護您的個人資料。

您的個人資料的安全

我們實施專門保護您的私隱的技術和政策,以防止未授權使用和不當使用,並且我們將視乎情況利用新技術更新這些措施。

殼牌僅會限定的時間內保留您的個人資料。

我們會保留您的個人資料多久?

我們會按照殼牌集團資料及記錄管理標準,管理包括個人資料在內的全部資料;若該些資料不再符合合法商業目的或法律/法規目的的需要,我們會在安全的前提下將之刪除。

除因遵守本地法律而另有規定:

  • 個人資料所含的資料在離職後保留期限不超過 10 年;
  • 退休福利有關資料從入職日起保留期限不超過 99 年;
  • 為篩查公開或政府發佈的制裁名單及媒體來源而收集的任何個人資料,保留期限從最初收集日起不超過 15 年;
  • 對於進入殼牌經營場所的所有個別人士,其姓名、進入日期、進入時間及出入地點的保留期限是每次出入後 3 年;
  • 如果個別人士因為嚴重過失(包括違反《Shell Life Saving Rules》或《殼牌行為準則》)而被解僱或終止合約,有關資料的保留期限是由僱傭關係終止後起不超過 30 年。

在所有情況下,(a) 當存在法律或監管理由的時候,可能會延長資料的保留期限(在這種情況下,當法律或監管目的不再需要該些資料時即會將之刪除)或 (b) 當您對個人資料處理提出反對,而且不存在正當商業理由作保留時,即可能會縮短資料的保留期限。

您的權利及行使方式。

您就您的個人資料所擁有的權利

我們旨在盡可能準確地保留有關您的資料。您可以要求:

  • 查閱您的個人資料;
  • 更正或刪除您的個人資料(但只限於合法商業目的不再有所要求的情況);
  • 限制處理您的個人資料;及/或
  • 如在技術上可行的話,您有權以結構化的數碼形式接收您提供給殼牌而會傳送給其他對象的個人資料。

您可以透過 HR Online 存取自己的個人資料,網址是:https://hronline.shell.com/

您亦可以聯絡當地的人力資源顧問。如果您是承包商,您應該聯絡外部承包商或聘僱公司/代理商。如屬前員工或家屬,請聯絡 privacy-office-SI@shell.com

若您對您的個人資料有疑問、疑慮或投訴,您可與誰聯絡?

如您對您個人資料的處理有意見、疑問或投訴,請透過(02) 2720 8088與我們聯絡。

您亦可以聯絡位於荷蘭海牙的殼牌國際有限公司 (Shell International B.V) 的殼牌集團私隱總監 (Shell Group Chief Privacy Officer) - 貿易註冊編號:27155369,通訊地址:PO Box 162, 2501 AN, The Hague。

如您不滿意殼牌公司對您個人資料的處理,您有權向相關政府部門投訴,地址: 100223臺北市中正區寶慶路3號,或向荷蘭資料保護局(Dutch Data Protection Authority;地址:Prins Clauslaan 60, 2595 AJ The Hague, Netherlands)提出投訴。詳情請參閱 https://www.ndc.gov.tw/en/ 或 https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en

本《私隱權聲明》會不時更新。

本《私隱通告》的變更

本《私隱通告》或會不時變更。我們建議您定期查閱本《私隱通告》,以了解有可能作出的變更。如本中文版本與其英文版本有任何差異, 應以本通告的英文版本爲準。本《私隱通告》最近一次更新時間為 2022 年 01 月。